Imagine a quantidade de acordos que ocorrem no mundo dos negócios. Desde fechar com um novo cliente até contratar um fornecedor, tudo se transforma em documento — físico ou digital.
Mas o que acontece depois da assinatura? Será que o contrato fica lá, esquecido na gaveta virtual?
É aí que entra a Gestão do Ciclo de Vida de Contratos, ou CLM para os mais íntimos. Parece complicado? Calma, vamos descomplicar isso como num bom café com conversa.
Entender o CLM pode trazer vantagens valiosas para qualquer empresa, seja uma gigante ou um pequeno negócio iniciando sua trajetória.
O que é, afinal, a Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?
Imagine um relacionamento amoroso: tem o início, o “sim!”, a convivência, os ajustes e, eventualmente, o encerramento ou renovação dos votos. O CLM funciona da mesma forma.
Ele gerencia todas as fases do contrato — da ideia à renovação ou encerramento — como um maestro regendo uma orquestra.
A ServiceNow define o CLM como um processo automatizado e disciplinado, supervisionando todas as etapas contratuais, garantindo conformidade, reduzindo riscos e otimizando resultados.
A Thomson Reuters reforça: trata-se de um processo abrangente de gerenciamento contratual durante toda a sua existência, com apoio de tecnologia, ferramentas e processos estratégicos.
A Icertis compartilha essa visão: CLM é o gerenciamento completo dos contratos de uma organização, incluindo o controle ativo das diversas etapas.
A D4Sign traz uma abordagem prática: CLM é a administração de todas as fases contratuais com o suporte de ferramentas tecnológicas, otimizando o processo do início ao fim.
As fases do ciclo de vida de um contrato
Assim como uma boa série tem episódios marcantes, o CLM possui etapas bem definidas. Cada uma é essencial para o sucesso do acordo:
1. Pedido/Criação
Tudo começa com uma necessidade. Um serviço, produto ou parceria. É o momento de definir escopo, partes envolvidas e objetivo.
2. Elaboração
Hora de redigir. As partes colocam as ideias no papel com ajuda de cláusulas-padrão, modelos e personalizações.
3. Negociação
Nesta etapa, termos e condições são discutidos. O objetivo é chegar a um acordo satisfatório para todos os envolvidos.
4. Revisão/Aprovação
Antes da assinatura, o contrato passa por revisão jurídica, financeira e gerencial. É a hora do checklist legal.
5. Assinatura/Execução
Com tudo aprovado, o contrato é assinado — geralmente digitalmente — e entra em vigor. Começa a execução prática do que foi acordado.
6. Gestão/Monitoramento
Aqui começa a fase ativa: verificar cumprimento de prazos, pagamentos, entregas. Tudo precisa ser monitorado para evitar problemas.
7. Renovação/Encerramento
Aproximando-se do fim, é hora de decidir se haverá renovação ou encerramento. Avaliações prévias garantem decisões mais assertivas.
Por que se importar com a gestão de contratos?
Uma gestão eficiente traz inúmeros benefícios:
Redução de riscos: evita multas, renovações automáticas indesejadas e até disputas judiciais.
Aumento da eficiência: automatiza tarefas repetitivas e libera a equipe para focar no estratégico.
Conformidade garantida: assegura alinhamento com leis e regulamentos.
Economia de custos: identifica oportunidades de economia e evita pagamentos indevidos.
Mais controle e visibilidade: centraliza informações, facilita auditorias e melhora a tomada de decisão.
Fortalece relações: cumprir acordos e manter comunicação clara estreita laços com parceiros.
Desempenho aprimorado: o CLM contribui diretamente para o sucesso dos negócios.
Exemplos práticos da gestão de contratos
- Novo fornecedor de software: da solicitação ao acompanhamento da entrega, tudo passa pelo CLM.
- Contrato de venda: proposta, negociação, assinatura e execução seguem o fluxo do CLM.
- Contratos de trabalho: desde a contratação até a rescisão, o RH acompanha tudo com apoio do CLM.
- Aluguel de imóveis: prazos, reajustes e rescisões são gerenciados com mais eficiência.
Setores que se beneficiam com o CLM
Empresas dos setores de tecnologia, saúde, finanças, imobiliário e manufatura têm se beneficiado bastante com a automação do ciclo de vida dos contratos.
O papel dos softwares de gestão contratual
Sistemas de CLM são como canivetes suíços. Veja o que oferecem:
- Centralização de documentos
- Automação de fluxos
- Modelos e cláusulas padrão
- Ferramentas de colaboração
- Monitoramento de prazos
- Relatórios e insights
- Integração com CRM e ERP
- Segurança e controle de acesso
- Histórico de auditoria
- Busca inteligente
Números que provam a importância do CLM
- Pode gerar economia de até 2% dos custos anuais (PwC)
- Redução de até 90% em pagamentos incorretos (Goldman Sachs)
- Diminuição de 24% no ciclo de vendas (Aberdeen Group)
Principais desafios na gestão de contratos
- Falta de visibilidade
- Processos manuais
- Inconsistência de documentos
- Acompanhamento ineficiente
- Comunicação falha
- Riscos legais
- Tempo perdido
- Custos elevados
Como o CLM resolve esses problemas?
- Centraliza informações
- Automatiza tarefas
- Garante padronização
- Envia alertas
- Facilita comunicação
- Mantém conformidade
- Reduz erros e custos
- Permite acesso fácil e seguro
Tendências para o futuro da gestão de contratos
- Inteligência Artificial
- Machine Learning
- Blockchain
- Integração total com sistemas empresariais
- Experiência do usuário aprimorada
- Personalização avançada
- Segurança de dados em alta
Conclusão
A gestão do ciclo de vida de contratos é fundamental para empresas que buscam maior controle, eficiência e segurança em seus processos.
Compreender e aplicar o CLM pode ser o diferencial competitivo que seu negócio precisa.
